Checklist embauche BTP : les documents à préparer avant le premier chantier

L’accueil d’un salarié BTP commence avant son arrivée sur le chantier. L’objectif est double : accomplir les formalités dans le bon ordre et vérifier que la personne peut réaliser les tâches confiées en sécurité.

Avant la promesse définitive

Définissez le poste, la classification, le salaire, le temps de travail, le lieu et la date de début. Vérifiez l’identité et, lorsque la situation l’exige, le droit au travail. Ne collectez que les justificatifs nécessaires et protégez leur accès.

Choisissez le contrat adapté. Un CDD exige un motif légal précis et un écrit remis dans le délai applicable. Pour un CDI dans le bâtiment, vérifiez la convention collective de l’entreprise : les conventions des ouvriers du bâtiment et celle des ETAM prévoient un écrit. Faites vérifier les clauses propres au poste et à la convention applicable.

Juste avant l’embauche

La DPAE est transmise à l’Urssaf avant la mise au travail, au plus tôt huit jours avant l’embauche. Conservez l’accusé de réception dans le dossier salarié. Remettez au salarié une copie de la DPAE ou de cet accusé. Cette remise est également satisfaite s’il dispose d’un contrat écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

Préparez ensuite :

• le contrat ou document d’engagement ;
• les informations écrites sur les conditions essentielles de travail à remettre au salarié ;
• l’inscription au registre unique du personnel ;
• les affiliations et paramètres nécessaires à la paie et à la DSN ;
• l’information sur la convention collective et les régimes applicables ;
• l’organisation du suivi individuel de santé selon le poste et les risques ;
• les consignes, équipements et formations nécessaires.

Le modèle officiel d’informations sur la relation de travail réunit les informations à communiquer au salarié. Sa version « document unique » est à adapter et à remettre au plus tard sept jours calendaires après l’embauche. Si vous utilisez plusieurs documents, les informations sont réparties entre les délais de sept jours et d’un mois prévus par le Code du travail.

Carte BTP : ne pas attendre le chantier

Pour les salariés concernés qui accomplissent, dirigent ou organisent des travaux de bâtiment ou de travaux publics sur chantier, l’employeur réalise la déclaration permettant la délivrance de la Carte BTP.

Faites la demande dès que les éléments contractuels sont disponibles et avant l’affectation au chantier. Vérifiez les cas d’exclusion ou règles particulières selon le statut du salarié : intérim, détachement, fonction purement administrative ou intervention ne relevant pas des travaux visés.

Préparer l’accueil sécurité

Le premier jour, ne remplacez pas l’accueil par une signature rapide. Présentez :

• les risques du poste et du chantier ;
• le PPSPS ou plan de prévention applicable ;
• les circulations, zones interdites et secours ;
• les EPI fournis et leur utilisation ;
• le responsable direct et la procédure d’alerte ;
• les autorisations et habilitations nécessaires.

La fiche Word du pack permet de noter l’accueil réalisé et les EPI remis. Sa signature est une trace utile ; elle ne remplace ni la formation pratique à la sécurité ni les consignes propres au chantier.

Une autorisation de conduite n’est pas une simple copie de CACES. Pour les équipements visés par l’article R. 4323-56 du Code du travail, vérifiez notamment l’attestation médicale d’absence de contre-indications, les connaissances et la connaissance des lieux et consignes avant de délivrer l’autorisation.

Dossier salarié : classement minimal

Classez séparément les documents administratifs courants et les données médicales, auxquelles l’employeur n’a pas à accéder au-delà des avis transmis. Utilisez une liste de contrôle avec quatre colonnes : document, statut, responsable, échéance.

Sources officielles

• Service Public Entreprendre — Carte BTP
• Service Public — démarche Carte BTP
• Urssaf — déclaration préalable à l’embauche
• Code du travail, art. R. 1221-9 — preuve de DPAE à remettre au salarié
• Code du travail, art. R. 1221-35 — délais d’information du salarié
• Code du travail, art. L. 4141-2 — formation pratique à la sécurité
• Code du travail, art. R. 4323-56 — autorisation de conduite
• Conventions ouvriers Bâtiment 1596 et 1597 — contrat écrit
• Convention ETAM Bâtiment 2609, art. 2.1 — contrat écrit

Guide vérifié en septembre 2026. La convention collective, le statut du salarié, le poste et les risques peuvent ajouter des démarches ou modifier leur calendrier.