7 signaux d'alerte qui prouvent qu'il est temps d'externaliser votre secrétariat BTP à Clermont-Ferrand

7 signaux qui prouvent qu’il est temps d’externaliser votre secrétariat BTP

Il est 19h30 un mercredi soir. Vous sortez du dernier chantier de la journée, couvert de poussière, et votre téléphone vibre : « Bonjour, je n’ai toujours pas reçu votre devis, vous me le faites pour quand ? » C’est le troisième client cette semaine qui relance. Le devis ? Il est quelque part dans votre camionnette, griffonné sur un bloc-notes entre deux appels.

Vous vous dites : « Demain, je m’y mets. » Mais demain, c’est la réception de chantier à Cébazat, puis l’urgence chez un particulier à Royat, puis le rendez-vous fournisseur qui déborde…

Résultat : ce devis ne partira jamais, et ce client ira voir ailleurs.

Si cette scène vous parle, vous n’êtes pas seul. Chez Kelly Assist’, nous accompagnons des dizaines d’artisans et PME du bâtiment à Clermont-Ferrand qui jonglent entre le marteau et le clavier. Et nous avons identifié 7 signaux d’alerte récurrents qui indiquent qu’il est temps de déléguer votre secrétariat BTP.

Signal n°1 : Vos devis sortent en moyenne 5 jours après la demande

Dans le BTP, la rapidité de réponse est un critère de sélection majeur. Un particulier qui rénove sa maison à Chamalières demande 3 ou 4 devis. Celui qui répond en 48h a statistiquement 60% de chances en plus de décrocher le chantier.

Le problème ? Entre le rendez-vous sur place, le métré, les coups de fil aux fournisseurs et les chantiers en cours, une semaine s’écoule facilement. Pendant ce temps, vos concurrents ont déjà envoyé un devis propre, chiffré, avec un planning prévisionnel.

L’impact chiffré : Sur 10 demandes de devis par mois, si vous n’en traitez que 6 dans les temps, vous perdez potentiellement 4 opportunités. À 8 000 € de marge moyenne par chantier, c’est 32 000 € qui s’évaporent chaque mois.

La solution : Une assistante administrative BTP externalisée structure vos demandes, prépare les trames de devis avec vos tarifs, et vous ne gardez que la validation finale. Résultat : vos devis partent en 24-48h, et votre taux de transformation grimpe.

Signal n°2 : Vous facturez avec 30 à 45 jours de retard

Vous avez fini le chantier, le client est content, mais… la facture ? Elle traîne sur votre bureau depuis trois semaines. Entre-temps, vous avez avancé les matériaux, payé vos compagnons, et votre trésorerie plonge.

Le cercle vicieux :

1. Facturation tardive = paiement décalé de 30 à 60 jours supplémentaires
2. Trésorerie tendue = difficultés à négocier avec les fournisseurs
3. Stress financier = moins de sérénité pour prospecter

Un exemple concret à Clermont-Ferrand : Un maçon de Riom que nous accompagnons facturait en moyenne 45 jours après la fin de chantier. En externalisant la gestion administrative, il a ramené ce délai à 7 jours. Résultat : 35 000 € de trésorerie récupérée en 3 mois, sans changer son volume d’activité.

Ce que fait Kelly Assist’ : Nous finalisons vos factures dès la réception du chantier, avec les bons libellés, les bonnes mentions légales (RGE si applicable), et nous les envoyons en recommandé électronique pour sécuriser les délais de paiement.

Signal n°3 : Vos relances clients ressemblent à un parcours du combattant

« Je le relancerai demain. » Sauf que demain, vous êtes sur un chantier sans réseau, puis vous oubliez, puis vous vous dites que ça fait bizarre de relancer après 60 jours…

La réalité des impayés dans le BTP :

• 23% des TPE du bâtiment rencontrent des problèmes de trésorerie liés aux retards de paiement
• Le délai moyen de recouvrement dépasse souvent 75 jours dans le secteur
• Pourtant, une relance structurée à J+8, J+30, J+45 divise ce délai par deux

Le système Kelly Assist’ :

1. Relance amiable automatique à J+8 (mail + courrier)
2. Relance ferme à J+30 avec mise en demeure si besoin
3. Suivi des règlements et rapprochement bancaire
4. Visibilité en temps réel de votre DSO (délai moyen de paiement)

Résultat pour un plombier-chauffagiste de Cournon : Passage d’un DSO de 68 jours à 42 jours en 4 mois, soit un gain de trésorerie équivalent à 1,2 mois de CA.

Signal n°4 : Vous perdez du temps (et de l’argent) à chercher des documents

« Le PPSPS du chantier de Beaumont, tu l’as mis où ? » « L’attestation RGE, elle est dans quel dossier ? » « Le bon de livraison Leroy Merlin du 12 octobre, impossible de remettre la main dessus… »

Le coût caché du désordre administratif :

• 30 minutes par jour perdues à chercher un document = 10 jours ouvrés par an
• Retards dans les déclarations URSSAF, pénalités fiscales évitables
• Stress et charge mentale qui impactent la qualité d’exécution sur chantier

Ce que nous mettons en place chez Kelly Assist’ :

• Classement normalisé par chantier : un dossier unique avec devis, commandes, bons de livraison, factures, photos, DOE
• GED simple et accessible : vous retrouvez n’importe quel document en 3 clics depuis votre smartphone
• Archivage légal sécurisé : conformité 10 ans pour les pièces comptables et assurances décennales

Témoignage : « Avant, je passais mes soirées à trier des papiers. Maintenant, je trouve mes docs en 30 secondes sur mon téléphone. Ça change la vie. » — Julien, électricien à Aubière.

Signal n°5 : Votre suivi de chantier tient sur des post-it et des SMS

Vous avez 3 chantiers en cours : une rénovation complète à Clermont, une extension à Cébazat, et un dépannage d’urgence à Chamalières. Les commandes fournisseurs ? Notées sur un carnet. Les rendez-vous ? Dans votre tête. Le planning des compagnons ? Sur un tableau Excel que vous n’avez pas ouvert depuis 15 jours.

Les conséquences :

• Retards de livraison non anticipés qui bloquent le chantier
• Doublon de commandes ou oublis (« J’avais commandé le carrelage, moi ? »)
• Difficultés à facturer les avenants et les suppléments
• Impossible de mesurer la rentabilité réelle par chantier

Ce que fait une assistante administrative BTP :

• Centralisation des commandes : suivi des bons de commande, relances fournisseurs, réception et contrôle des livraisons
• Tableau de bord par chantier : budget prévisionnel vs réalisé, avancement, alertes sur les écarts
• Coordination des intervenants : planning partagé, convocations, comptes rendus de réunions de chantier
• Préparation des situations de travaux et avenants en temps réel

Exemple concret : Un entrepreneur général de Clermont-Ferrand avec 8 chantiers simultanés a externalisé son suivi administratif. Il a découvert qu’il perdait en moyenne 1 200 € par chantier en oublis de facturation (fournitures complémentaires, heures sup non déclarées). Soit 9 600 € récupérés sur l’année.

Signal n°6 : Votre communication commerciale se limite au bouche-à-oreille

Vous êtes un excellent artisan, vos clients sont ravis, mais… vous n’avez pas mis à jour votre site web depuis 2 ans, vous n’avez jamais envoyé de newsletter, et votre page Facebook affiche toujours le chantier de 2023.

Le problème : Le bouche-à-oreille, c’est génial, mais ça ne suffit plus. En 2025, 78% des particuliers recherchent un artisan en ligne avant de prendre contact. Si vous n’êtes pas visible ou que votre image est datée, vous passez à côté de marchés.

Ce que Kelly Assist’ peut gérer pour vous :

• Mise à jour régulière de votre site : ajout de photos de chantiers, actualités, témoignages clients
• Gestion des réseaux sociaux : publication hebdomadaire de vos réalisations sur Facebook/Instagram
• Newsletter trimestrielle : pour rester dans l’esprit de vos clients et générer des recommandations
• Réponses aux demandes de renseignement : premier contact rapide et professionnel avant votre validation

Résultat : Un couvreur de Riom a vu son nombre de demandes de devis passer de 3 à 12 par mois après 6 mois d’accompagnement sur sa communication.

Signal n°7 : Vous rêvez de recruter, mais vous n’osez pas franchir le pas

Vous croulez sous les demandes, vous refusez des chantiers, mais l’idée de recruter une secrétaire en CDI vous freine :

• Salaire + charges = 2 500 à 3 000 € par mois minimum
• Gestion RH (congés, formation, arrêts maladie)
• Risque en cas de baisse d’activité saisonnière
• Local et équipement à prévoir

L’alternative de l’externalisation :

• Coût maîtrisé : vous payez uniquement les heures dont vous avez besoin (de 5h à 35h par semaine selon votre activité)
• Flexibilité totale : vous ajustez le volume en fonction de vos pics (rentrée, printemps) et creux (août, fin d’année)
• Pas de gestion RH : Kelly Assist’ s’occupe de tout
• Expertise BTP : nous connaissons le vocabulaire, les obligations, les logiciels métiers (Batappli, Obat, Inepro…)

Comparatif financier :

Témoignage : « J’hésitais à recruter, mais Kelly Assist’ m’a permis de tester l’externalisation sans risque. Aujourd’hui, je gagne 2 heures par jour, je décroche plus de chantiers, et je dors mieux. » — Marc, peintre en bâtiment à Clermont-Ferrand.

Et maintenant, on fait quoi ?

Si vous vous êtes reconnu dans 3 signaux ou plus, il est temps d’agir. L’externalisation de votre secrétariat BTP n’est pas une dépense, c’est un investissement rentable qui vous permet de :

1. Gagner du temps pour vous concentrer sur les chantiers et la relation client
2. Améliorer votre trésorerie avec une facturation et des relances structurées
3. Augmenter votre chiffre d’affaires en répondant plus vite et en acceptant plus de chantiers
4. Réduire votre stress en déléguant ce qui vous pèse

Les 3 premiers pas vers l’externalisation

1. Faire le bilan (30 minutes) Listez les tâches administratives qui vous prennent le plus de temps chaque semaine : devis, factures, relances, suivi de chantier, déclarations… Estimez le temps perdu et le coût d’opportunité (chantiers refusés ou mal suivis).

2. Tester sans engagement (1 mois) Commencez par externaliser une seule mission (par exemple : facturation + relances) pendant 4 semaines. Mesurez l’impact sur votre trésorerie et votre charge de travail.

3. Ajuster et développer Si le test est concluant, élargissez progressivement : suivi de chantiers, gestion fournisseurs, communication commerciale… Kelly Assist’ s’adapte à votre rythme et à votre croissance.

Kelly Assist’ : votre partenaire administratif BTP à Clermont-Ferrand

Depuis notre implantation à Clermont-Ferrand, nous accompagnons des artisans, des TPE et des PME du bâtiment qui veulent se libérer de l’administratif sans perdre le contrôle.

Nos services sur mesure :

• Secrétariat : devis, factures, relances, courriers, gestion des appels
• Suivi de chantiers : planning, commandes fournisseurs, situations de travaux, DOE
• Précomptabilité : saisie, rapprochements, préparation des déclarations
• RH : contrats, plannings, congés, visites médicales
• Communication : site web, réseaux sociaux, newsletters

Nos engagements :

• Réactivité 24-48h sur les tâches urgentes
• Connaissance du secteur BTP et de ses spécificités
• Proximité : nous sommes basés à Clermont-Ferrand, nous connaissons le tissu local
• Transparence : facturation à l’heure, sans frais cachés
• Flexibilité : sans engagement de durée

Prêt à reprendre le contrôle ?

Contactez-nous pour un diagnostic gratuit de 30 minutes : nous analysons ensemble votre organisation actuelle et nous vous proposons un plan d’accompagnement sur mesure.

📞 06 95 48 69 17
📧 kellyassist63@gmail.com
📍 Clermont-Ferrand et agglomération

Bonus : 3 erreurs à éviter quand on externalise son secrétariat BTP

Erreur n°1 : Tout déléguer d’un coup Ne confiez pas l’intégralité de votre administratif dès le premier jour. Commencez par une mission test (facturation, par exemple), validez la qualité du travail, puis élargissez progressivement.

Erreur n°2 : Ne pas partager vos process Votre assistante externalisée ne connaît pas vos habitudes, vos tarifs, vos fournisseurs préférés. Prenez 2 heures pour tout poser par écrit : trame de devis, conditions de paiement, process de relance, contacts clés…

Erreur n°3 : Négliger la communication Un point hebdomadaire de 15 minutes (en visio ou par téléphone) suffit pour faire le point sur les tâches en cours, les urgences, les ajustements. Ne laissez pas s’installer un mode « pilote automatique » sans feedback.

Pour aller plus loin :

• Conformité chantier 2025 : évitez les sanctions avec les bonnes check-lists
• Réglementation BTP 2025 : documents obligatoires du chantier
• Assurance décennale BTP : centraliser ses preuves avec le numérique