Assurance décennale BTP : se mettre en conformité et centraliser ses preuves avec une solution numérique

Introduction — votre feuille de route Décennale BTP, de la conformité à la preuve

Dans le BTP, l’assurance décennale n’est pas une simple formalité : c’est votre licence d’exercer et votre bouclier financier sur 10 ans. Ce guide vous propose une feuille de route opérationnelle, du choix de la garantie à la preuve de conformité dans la durée, en s’appuyant sur une solution numérique pour centraliser vos pièces et fluidifier vos échanges avec courtiers, clients et maîtres d’ouvrage.

Concrètement, vous allez :

Comprendre qui est concerné et ce que couvre la décennale.
Identifier les obligations (garanties minimales, pièces à fournir) et éviter les trous de couverture.
Mettre en place une traçabilité probante sur 10 ans (devis, DOE, PV, photos, plans, contrôles, SAV).
Accélérer la souscription et obtenir une attestation partageable grâce au digital, via des plateformes dédiées aux courtiers comme KOBALT (Prowess Assurances).

Exemple rapide. Une PME de maçonnerie qui démarre un lot gros œuvre :

charge ses justificatifs (Kbis, qualifications, antériorité, sinistralité),
déclare ses activités et seuils d’intervention,
obtient un devis puis une attestation dématérialisée à partager en un lien,
centralise PV de réception, DOE, photos datées et rapports de contrôle,
retrouve en quelques clics la bonne pièce en cas de contrôle ou de sinistre.

Au fil des sections, vous aurez une check-list actionnable et les bonnes pratiques pour rester conforme, prouver sereinement et gagner du temps sur chantier comme au bureau.

Décennale BTP : qui est concerné et à quoi sert-elle ?

La responsabilité civile décennale s’impose à tout « constructeur » au sens large, c’est‑à‑dire à toute entité qui conçoit, réalise ou dirige des travaux :

Entreprises et artisans du BTP (maçonnerie, charpente, couverture, étanchéité, CVC, électricité encastrée, piscines, VRD, etc.).
Maîtrise d’œuvre et conception : architectes, bureaux d’études, ingénieries, économistes.
Constructeurs non réalisateurs (CNR) : promoteurs, vendeurs d’immeubles, maîtres d’ouvrage délégués.
Fabricants avec mission de pose ou qui fournissent un procédé indissociable de l’ouvrage.

Bon à savoir : les sous‑traitants ne sont pas légalement tenus vis‑à‑vis du maître d’ouvrage par la décennale, mais une garantie équivalente est fréquemment exigée contractuellement par l’entreprise principale.

À quoi sert la décennale ?

Elle couvre pendant 10 ans à compter de la réception les dommages graves qui :

compromettent la solidité de l’ouvrage (ex. affaissement de fondations) ;
ou rendent l’ouvrage impropre à sa destination (ex. infiltrations récurrentes rendant des locaux inhabitables) ;
y compris les éléments d’équipement indissociables dont la dépose endommagerait l’ouvrage (ex. plancher chauffant noyé, étanchéité de toiture‑terrasse).

Ce n’est pas une garantie « tout risque » : les désordres purement esthétiques, l’usure normale ou un défaut d’entretien ne relèvent pas de la décennale. Ils peuvent, selon le cas, relever de la biennale ou de la parfait achèvement.

Pourquoi elle est indispensable

Obligation légale avant ouverture de chantier, avec attestation à fournir au donneur d’ordre.
Sécurisation financière de l’entreprise : transfert d’un risque potentiellement majeur sur l’assureur.
Protection du client et des acquéreurs successifs, en miroir de la Dommages‑Ouvrage pour une indemnisation accélérée.

Exemples concrets :

Toiture‑terrasse mal traitée → infiltrations généralisées, locaux impropres à l’usage : décennale engagée.
Voile béton fissuré par défaut de ferraillage → atteinte à la stabilité : décennale engagée.
Plancher chauffant encastré défaillant → impossibilité d’occuper les lieux sans travaux lourds : décennale engagée.

Obligations légales : garanties minimales et pièces attendues

Se mettre en règle avec la décennale commence par deux incontournables : souscrire une police qui couvre réellement vos activités et constituer un dossier probant dès l’ouverture du chantier.

Ce que la loi impose

Assurance décennale obligatoire avant tout démarrage de travaux relevant de la responsabilité des constructeurs (art. 1792 et s. du Code civil, loi Spinetta).
Champ : dommages compromettant la solidité de l’ouvrage ou le rendant impropre à sa destination, pendant 10 ans après la réception.
Attestation à remettre au maître d’ouvrage et à tenir disponible sur chantier.
Activités déclarées conformes à ce que vous exécutez réellement (ex. maçonnerie, étanchéité, génie climatique…).

Garanties minimales à exiger dans votre police

Garantie décennale sur toutes les activités exercées (libellés précis, pas de “fourre-tout”).
Montants de garantie adaptés au coût des ouvrages visés (plafond par sinistre et par année d’assurance).
Franchise maîtrisée et opposable/non opposable clairement stipulée.
Territorialité France métropolitaine/DOM le cas échéant.
Exclusions et conditions techniques lisibles : procédés non traditionnels (ATec/ETN), travaux sur existant, sous-traitance, travaux en hauteur… Vérifiez que vos procédés et modes opératoires sont acceptés.
Garantie RC Pro (distincte de la décennale) et, selon les métiers, biennale et parfait achèvement prévues ou optionnalisables.

Pièces attendues à la souscription et au renouvellement

Constituez un dossier standardisé pour accélérer la décision de l’assureur et l’émission de l’attestation :

Identité & légale : Kbis à jour, pièce d’identité dirigeant, statuts, code NAF/APE, RIB.
Social & fiscal: attestation URSSAF, attestation fiscale le cas échéant.
Économie & activité : CA (N-1/N-2) ou prévisionnel, part de sous-traitance, effectifs, zone d’intervention.
Compétences & qualité : CV/expérience, diplômes, habilitations (élec, gaz), qualifications (QUALIBAT, QUALIFELEC, RGE…).
Références chantiers : 3 à 5 chantiers récents par activité avec descriptif, montant, photos, attestation de bonne exécution/réception.
Technique : procédures/modes opératoires, fiches techniques, preuves d’emploi de procédés évalués (ATec/ETN) si applicable.
Couvertures annexes : précédente attestation décennale/RC Pro, sinistralité des 5 dernières années.

Exemple concret — charpentier-couvreur : police couvrant charpente traditionnelle/industrielle, couverture tuiles/ardoises, zinguerie; références incluant au moins un chantier de charpente et un de couverture; qualification QUALIBAT correspondante; preuve d’utilisation conforme des écrans sous-toiture et des fixations selon DTU.

Astuce de conformité numérique

Centralisez ces pièces dans une plateforme dédiée (tag “Entreprise”, “Activités”, “Références”, “Sinistres”).
Horodatez chaque document et versionnez-les (ex. URSSAF mensuelle, attestation annuelle).
Reliez activités déclarées ↔ références chantiers ↔ qualifications : l’assureur statue plus vite et l’attestation sort sans aller-retour.

Preuves à centraliser pendant 10 ans : la base de votre conformité

Sans preuves, votre conformité reste théorique. La trajectoire gagnante consiste à constituer un dossier probatoire dès l’ouverture du chantier, à le tenir à jour jusqu’à la réception, puis à l’archiver pendant 10 ans à compter de la date de réception.

Quoi archiver, et quand ?

Avant chantier
- Contrat/commande, devis, CCTP/DPGF, planning, étude de sol, plans validés, DICT.
- Attestations d’assurances (décennale, RC pro), Kbis, qualifications, contrats de sous-traitance + attestations associées.
- PPSPS/plan qualité, notes de calcul, conventions BIM si applicable.
Pendant chantier
- Plans d’exécution et visas, ordres de service, comptes rendus.
- Fiches techniques, DTA/ETA, DoP/CE, PV d’autocontrôles, rapports du contrôleur technique/CSPS.
- Essais (béton, étanchéité, perméabilité, serrage), BL et traçabilité des matériaux/numéros de lots.
- Journal de chantier, pointage, photos/vidéos datées et géolocalisées des étapes clés et des ouvrages avant fermeture.
À la réception et après
- PV de réception, réserves et levées, DOE (plans conformes, notices, schémas, consignes maintenance).
- Garanties fabricants, DGD, attestations d’assurances à jour.

Donnez une valeur probatoire à chaque pièce

Ajoutez des métadonnées systématiquement : qui (auteur/signataire), quoi (type, lot), quand (horodatage), où (chantier/zone), version, références (commande, OS), lien d’ouvrage (N° affaire, pièce DOE). Priorisez les documents signés et horodatés.

Bonnes pratiques numériques (simples et efficaces)

Capture mobile des preuves terrain (photos/vidéos) avec horodatage et géolocalisation; QR code par lot/zone pour associer les pièces.
Signature électronique (PV, OS, comptes rendus) et horodatage scellé; journal d’audit immuable.
Nommage normalisé (AAAA-MM-JJ_Lot-Ouvrage_Type_Vx) et OCR pour une recherche instantanée.
Stockage probatoire: double sauvegarde, coffre-fort numérique, accès par rôles, rétention 10 ans minimum, export scellé (WORM) à la clôture.

Exemples concrets

Infiltration à 6 ans: vous prouvez la conformité de l’isolant par les fiches techniques + DoP, les PV d’étanchéité, les photos datées avant fermeture, et les rapports de contrôle. L’assureur dispose d’un faisceau d’éléments objectifs.
Décollement de carrelage à 3 ans: vous produisez PV de planéité, BL et traçabilité du mortier-colle, procédure de pose signée, levée de réserve correspondante.

Rythme et gouvernance

Revue mensuelle du dossier probatoire (check-list par lot) avec relances automatiques.
Gel trimestriel d’un export horodaté du chantier (ZIP scellé) et partage sécurisé aux parties prenantes (MOA/MOE/CT/assureur).

Souscription digitale : obtenir vite un devis et une attestation

Passer au numérique, c’est réduire les allers-retours et sécuriser chaque étape de la souscription. Les plateformes dédiées aux courtiers — par exemple KOBALT (Prowess Assurances) — proposent un parcours guidé, des contrôles automatiques et une mise à disposition rapide de l’attestation décennale une fois l’acceptation obtenue.

Ce que le digital change concrètement

Devis accéléré: tarification indicative dès la saisie des activités, du CA et de la zone d’intervention.
Contrôle de conformité en temps réel: alertes si une pièce manque ou si l’activité n’est pas couverte.
Signature électronique & paiement sécurisé: dossier bouclé sans déplacement.
Attestation disponible rapidement: accès centralisé et partageable dès émission par l’assureur.

Parcours type en 7 étapes

Créer le compte entreprise (SIREN/SIRET et contacts).
Déclarer les activités (lots couverts), la zone d’intervention et le CA (réalisé/prévisionnel).
Renseigner l’historique (expérience, sinistres, sous-traitance).
Téléverser les pièces standard (ex. extrait Kbis, attestations sociales/fiscales, références d’ouvrages, qualifications le cas échéant).
Obtenir une tarification et les conditions proposées, avec commentaires du courtier.
Signer électroniquement les documents contractuels.
Récupérer l’attestation décennale et la stocker dans votre coffre documentaire, prête à être partagée.

Bonnes pratiques pour accélérer la réponse

Décrire vos activités au plus près des libellés techniques réellement exercés.
Vérifier la cohérence CA/activités (éviter les écarts importants non justifiés).
Déclarer tout sinistre antérieur et joindre les preuves de clôture si disponible.
Activer la récupération automatique de justificatifs (ex. données légales) quand la plateforme le permet.
Anticiper les contrats types/DPGF représentatifs des chantiers à venir pour aider l’analyse du risque.

Exemple rapide

Une PME de maçonnerie saisit ses lots, CA et références, charge ses pièces, puis signe en ligne sur la plateforme du courtier. Après validation par l’assureur, l’attestation est publiée dans l’espace client et peut être partagée au MOE par lien sécurisé.

En prime, les documents chargés lors de la souscription alimentent votre coffre de preuves (voir section précédente) et l’attestation reste accessible sur chantier (voir section suivante).

Attestation décennale sur chantier : disponibilité et partage

L’attestation est le sésame du chantier. Elle doit être à jour, vérifiable et partageable à tout moment par le chef de chantier, le conducteur de travaux ou le dirigeant.

Où et comment l’avoir sous la main

Application mobile ou portail web de votre courtier/assureur : attestation PDF horodatée, avec raison sociale, activités garanties, n° de police, période de validité et, idéalement, référence du chantier/lot.
Dossier « chantier » dédié : l’attestation est rangée au même endroit que le devis signé, PPSPS, plans et PV.

Modes de partage efficaces

Lien de consultation sécurisé à durée limitée (à envoyer au MOA/MOE/BC/SPS).
QR code à apposer sur panneau de chantier, devis et bons d’intervention.
PDF signé transmis par email ou messagerie d’équipe.

Exemple express (contrôle inopiné)

Le MOE demande l’attestation à l’ouverture de chantier. 2) Le chef de chantier scanne le QR sur le panneau et ouvre l’attestation à jour. 3) Il partage le lien depuis l’app. 4) Le MOE la télécharge et l’archive dans son DOE.

Traçabilité et anti-obsolescence

Historique des partages (qui, quand, quel chantier) et versionning pour éviter l’usage d’une attestation périmée.
Avertissements de renouvellement et remplacement automatique du lien/QR vers la dernière version.

Accélérer la mise à disposition Des plateformes dédiées aux courtiers, comme KOBALT (Prowess Assurances), permettent une génération et un partage rapides de l’attestation après souscription, réduisant l’attente entre validation du contrat et présence sur chantier.

Astuce: ajoutez le lien/QR d’attestation sur vos devis et factures pour éviter les échanges répétitifs, et rattachez chaque partage au dossier du chantier pour une preuve opposable.

Check-list conformité & traçabilité numérique Décennale BTP

Pour sécuriser vos chantiers et répondre rapidement à un contrôle ou à un sinistre, centralisez et horodatez les pièces clés. Voici la check-list opérationnelle à adopter.

1) Dossier « Entreprise & Assurance » (à jour chaque année)

Attestation d’assurance décennale en cours de validité (PDF + lien/QR de vérification).
Contrat: conditions particulières/générales, activités garanties (nomenclature), plafonds/franchises.
RC Pro, Kbis, attestations sociales/fiscales (URSSAF), preuve de capacité (références, CA).
Qualifications (ex. Qualibat, RGE le cas échéant) et attestations de compétence/sécurité.

2) Dossier « Chantier » (par opération/lot)

Marché: offre/devis signé, OS, avenants, planning; déclaration des sous-traitants.
Assurances sous-traitants: attestation décennale + RC Pro, correspondance des activités.
Études & documents d’exécution: plans à jour, notes de calcul, BET, fiches techniques/DoP, DTU applicables (version horodatée).
Preuves d’exécution conforme:
- Autocontrôles, PV d’essais (étanchéité, réseaux, béton), relevés géotechniques.
- Photos datées des phases non visibles ensuite (fondations, réservations, isolants, membranes).
- Traçabilité des matériaux (bons de livraison, numéros de lot, conformité CE/DoP).
Réception & fin de chantier: PV de réception (avec/sans réserves), levées de réserves, DOE/DIUO, DGD.

3) Traçabilité numérique: comment s’organiser

Arborescence standardisée par chantier/lot/corps d’état + conventions de nommage (YYYYMMDD_Type_Poste_Version).
Signature électronique qualifiée (eIDAS) pour PV, contrats, OS; horodatage et journal d’audit (qui a vu/modifié/partagé).
Gestion des accès (MOA, MOE, assureur, sous-traitants), liens temporisés, QR code chantier pour l’attestation.
Sauvegardes multi-sites, export complet (ZIP) et politique de rétention 10 ans minimum.
Rappels d’échéances (renouvellement attestation, contrôles périodiques, fin de garantie).

4) Indicateurs de maîtrise

Taux de pièces manquantes par chantier < 5%.
Délai de récupération d’un dossier sinistre cible: < 3 minutes.
Revue documentaire trimestrielle et test annuel « sinistre fictif » (audit interne).

5) Exemple concret

À 6 ans, un sinistre d’infiltration est déclaré. En 3 minutes, vous partagez via votre coffre numérique: attestation décennale couvrant l’année d’exécution, PV d’essais d’étanchéité, photos horodatées de la pose des membranes, PV de réception et DOE. L’assureur dispose d’un dossier probant, l’expertise est accélérée.

6) Bonnes pratiques & pièges à éviter

Scanner en PDF/A, exiger les sources natives (DWG, XLSX) et activer le versioning.
Taguer les pièces par chantier/lot/corps d’état; lier documents aux références de plans.
Vérifier l’adéquation activités garanties ↔ travaux réalisés avant démarrage.
Éviter les stockages épars (téléphones, disques personnels, messageries) et les liens publics non maîtrisés.

Astuce: une plateforme documentaire dédiée au BTP (avec signature, horodatage, partage sécurisé et QR code d’attestation) rend ces contrôles quasi automatiques et prépare vos réponses en cas de sinistre.

Conclusion : conformité décennale et preuves, passez au numérique

L’assurance décennale couvre vos ouvrages, mais la preuve fait foi sur dix ans. Sans traçabilité documentaire, vous dépendez d’e‑mails épars et de classeurs fragiles. En adoptant une solution numérique de centralisation (coffre‑fort, horodatage, partage sécurisé), vous transformez une contrainte réglementaire en avantage opérationnel : réactivité, transparence et crédibilité auprès des maîtres d’ouvrage, contrôleurs techniques et assureurs.

Concrètement, une souscription digitalisée via une plateforme dédiée au courtage — ex. KOBALT (Prowess Assurances) — accélère l’obtention du devis et de l’attestation, puis facilite leur mise à jour. Sur chantier, un lien ou QR code d’attestation partageable en un clic évite les arrêts de travaux, tandis que le dossier probatoire (plans, PV, DOE, fiches techniques, photos datées) reste horodaté, versionné et accessible pendant toute la période décennale.

Pour passer à l’action sans friction :

Décider (Semaine 1) : identifiez 1 à 2 chantiers pilotes et définissez votre nomenclature documentaire (ex. 01_Contrats, 02_PV, 03_Photos…).
Outiller (Semaines 2–3) : sélectionnez une solution offrant coffre‑fort, tags, horodatage, partage par lien/QR, et intégration avec votre courtier/assureur.
Déployer (Dès Semaine 4) : appliquez la [Check‑list conformité & traçabilité] de la section précédente, formez vos équipes en 1 h et programmez un contrôle mensuel des pièces.

Résultat : conformité maîtrisée, attestation toujours disponible, litiges mieux gérés, et moins de temps perdu à rechercher des documents. La décennale n’est plus un risque latent, mais un processus prouvable — de la souscription au SAV — piloté par la donnée et la traçabilité numérique.