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Pennylane et BTP : comment on gère la compta de nos clients artisans
Découvrez comment Kelly Assist utilise Pennylane pour gérer la comptabilité et l'administratif des artisans du bâtiment. Retour d'expérience concret après 3 ans d'accompagnement.
Pennylane et BTP : comment on gère la compta de nos clients artisans
Chez Kelly Assist, on accompagne des artisans et PME du bâtiment depuis plusieurs années. Une question revient souvent : “Quel logiciel de compta vous utilisez ?”
La réponse : Pennylane, pour la majorité de nos clients. Pas parce que c’est le seul outil sur le marché, mais parce qu’il s’intègre parfaitement dans notre façon de travailler avec les entreprises du BTP.
Après 3 ans à gérer des dizaines de dossiers dessus, voici notre retour terrain - sans langue de bois.
Ce qu’on fait concrètement pour nos clients sur Pennylane
Quand un artisan nous confie son administratif, voici ce qu’on prend en charge chaque semaine dans Pennylane :
flowchart TD
A[Artisan sur chantier] --> B[Envoie ses factures par photo/mail]
B --> C[Kelly Assist réceptionne]
C --> D[Saisie et classement dans Pennylane]
D --> E[Rapprochement bancaire]
E --> F[Suivi par chantier]
F --> G[Export mensuel pour l'expert-comptable]Notre routine hebdomadaire type
| Tâche | Fréquence | Ce que ça change pour l’artisan |
|---|---|---|
| Collecte des factures fournisseurs | Quotidien | Plus de factures perdues dans la camionnette |
| Rapprochement bancaire | 2x/semaine | Vue claire sur la tréso en temps réel |
| Suivi des impayés clients | Hebdo | Relances faites, sans que l’artisan s’en occupe |
| Classement par chantier | En continu | Sait exactement ce que lui coûte chaque chantier |
| Liaison expert-comptable | Mensuel | Clôtures plus rapides, moins de questions |
"Avant Kelly Assist, je passais mes dimanches à trier mes factures. Maintenant je les prends en photo sur le chantier et c'est réglé."
Pourquoi Pennylane fonctionne bien pour le BTP
👍 Avantages
- + Centralisation de tous les comptes bancaires au même endroit
- + Collecte automatique des factures par email
- + Interface de collaboration fluide entre nous, l'artisan et son expert-comptable
- + Classement par chantier possible avec un minimum d'organisation
- + Application mobile pour que l'artisan valide les dépenses depuis le terrain
👎 Inconvénients
- − Ce n'est pas un logiciel métier BTP (pas de devis, pas de planning)
- − L'interface peut intimider les artisans peu à l'aise avec le numérique
- − Nécessite une vraie rigueur dans le classement - c'est là qu'on intervient
Ce que Pennylane ne fait PAS
Soyons clairs : Pennylane est un outil de gestion financière, pas un logiciel métier BTP.
Il ne gère pas :
- Les devis et factures clients (on utilise d’autres outils pour ça)
- Le planning de chantier
- Le suivi des heures de main-d’œuvre
- Les métrés et situations de travaux
C’est pourquoi on l’utilise comme colonne vertébrale financière, en complément d’autres outils selon les besoins de chaque client.
Cas concret : un électricien avec 6 salariés
ℹ️ Situation de départ
Jean-Pierre, électricien en Auvergne, gérait 8 à 10 chantiers en parallèle. Son administratif ? Une boîte à chaussures de factures et des nuits blanches avant chaque rendez-vous comptable.
Ce qu’on a mis en place :
- Adresse email dédiée pour recevoir toutes ses factures fournisseurs
- Convention de nommage par chantier (CHT-001, CHT-002…)
- Point hebdo de 15 minutes pour valider les dépenses importantes
- Tableau de bord mensuel qu’on lui envoie avec les marges par chantier
Résultat après 6 mois :
- Temps admin passé de 8h/semaine à 30 min
- Plus aucune facture perdue
- Visibilité sur ses marges réelles (spoiler : il sous-facturait certains chantiers)
- Expert-comptable ravi : clôtures en 2 jours au lieu de 2 semaines
"Je ne savais même pas que je perdais de l'argent sur mes chantiers de rénovation. Maintenant je vois tout, et j'ai ajusté mes prix."
Comment ça se passe concrètement avec Kelly Assist
1. On s’adapte à votre façon de travailler
Pas besoin de changer vos habitudes. Vous prenez vos factures en photo depuis le chantier, vous nous les envoyez par :
- SMS
- Ou même en déposant tout dans une pochette qu’on récupère
On se charge du reste.
2. On fait le lien avec votre expert-comptable
Votre comptable garde la main sur les écritures complexes (amortissements, provisions, TVA particulières). Nous, on lui prépare un dossier propre chaque mois :
- Toutes les pièces classées et numérotées
- Rapprochement bancaire fait
- Questions en suspens identifiées
Résultat : moins d’heures facturées par le cabinet, clôtures plus rapides.
3. On vous donne de la visibilité
Chaque mois, vous recevez un point clair :
- Trésorerie actuelle
- Factures clients en attente
- Coûts par chantier
- Alertes si quelque chose cloche
Pas de jargon comptable, juste les chiffres qui comptent pour piloter votre boîte.
Ce que ça coûte vs ce que ça rapporte
💡 Le calcul est simple
Un artisan qui passe 5h par semaine sur son administratif, c’est 5h qu’il ne passe pas sur chantier ou en prospection. À 50€/h de taux horaire, ça fait 1000€/mois de manque à gagner.
Nos forfaits d’accompagnement commencent bien en dessous de ce montant. Et surtout :
- Plus de factures oubliées = moins de trous de tréso
- Meilleur suivi des marges = prix mieux ajustés
- Relances clients faites = moins d’impayés
La plupart de nos clients nous disent que l’accompagnement se rembourse dès le premier mois.
À retenir
✓ En résumé
- • Pennylane est un excellent outil pour centraliser la gestion financière des artisans BTP
- • Mais il ne remplace pas un logiciel métier ni une vraie organisation administrative
- • C'est là qu'intervient Kelly Assist : on gère Pennylane pour vous, chaque semaine
- • Résultat : vous restez sur le terrain, on s'occupe de la paperasse
- • Votre expert-comptable reçoit un dossier propre, vos clôtures sont plus rapides
Envie de nous confier votre administratif ?
On accompagne des artisans et PME du bâtiment partout en France. Pennylane ou pas, on s’adapte à vos outils existants.
Première étape : un appel de 15 minutes pour comprendre votre situation et voir si on peut vous aider.
