Organisez votre admin chantier

Procédure Gestion Documentaire BTP Gratuit 2025 — Excel

Une gestion documentaire structurée évite les pertes de documents, les retards de facturation et les problèmes lors des contrôles. Ce template organise toute votre administration chantier.

Pourquoi ce document est essentiel

La procédure de gestion documentaire BTP formalise le traitement, le classement et l'archivage de tous les documents administratifs liés à vos chantiers.

Ce template Excel couvre :
- La procédure de traitement des factures (fournisseurs et clients)
- L'arborescence type pour les dossiers chantier
- Le circuit de validation des documents
- Les délais de conservation réglementaires
- Le processus de classement quotidien/hebdomadaire

Gestion Documentaire BTP (Excel)

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Guide pratique

Comment utiliser ce modèle

1. Téléchargez le template

Un fichier Excel avec les procédures et l'arborescence type.

2. Adaptez l'arborescence

Personnalisez les noms de dossiers et la structure selon votre organisation et vos types de chantiers.

3. Créez la structure sur votre serveur

Reproduisez l'arborescence sur votre espace de stockage (serveur, cloud, NAS) pour chaque nouveau chantier.

4. Formez votre équipe

Partagez la procédure avec vos collaborateurs pour que le classement soit homogène et respecté par tous.

Questions fréquentes

Tout ce que vous devez savoir sur ce document

Combien de temps conserver les documents BTP ?

Les factures : 10 ans. Les contrats : 5 ans après la fin du contrat. Les documents de chantier (PPSPS, PV réception) : 10 ans minimum. Les fiches de paie : durée illimitée recommandée. Les documents fiscaux : 6 ans.

Faut-il une gestion documentaire même pour un artisan seul ?

Oui. Même un artisan travaillant seul doit pouvoir retrouver ses factures, devis, attestations d'assurance et documents de chantier. Une bonne organisation évite les pertes et facilite les contrôles fiscaux ou URSSAF.

Quel outil utiliser pour la gestion documentaire ?

Pour les petites structures : un simple dossier bien organisé sur Google Drive ou OneDrive suffit. Pour les PME : des outils comme Batappli, Obat ou même un ERP BTP. L'important est de suivre une arborescence cohérente, comme celle proposée dans ce template.

Modèles complémentaires

Modèles de Devis BTP

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Checklist Embauche BTP

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