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Organisation & méthode

Procédure Gestion Documentaire BTP gratuit

PPSPS, DOE, factures, attestations : un chantier génère des centaines de documents. Cette procédure pose une organisation simple — qui classe quoi, où, et combien de temps.

Excel Kelly Jorel Conçu par Kelly Jorel · 10+ ans d'expertise BTP

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Vos données restent confidentielles et ne sont jamais revendues. Elles sont utilisées uniquement pour traiter votre demande.

À quoi sert ce document ?

Un cadre prêt à l'emploi pour organiser le classement, le nommage et l'archivage des documents de vos chantiers, en papier comme en numérique.

Ce modèle couvre :

Arborescence type par chantier et par nature de document Règles de nommage des fichiers pour tout retrouver en 2 clics Circuit de validation qui vise quoi, avant envoi Durées légales de conservation par type de document Sauvegarde et archivage numérique sécurisé
Bon à savoir

Les documents de chantier (DOE, PV de réception, marchés) se conservent au moins 10 ans : c'est la durée de la garantie décennale.

Les pièces comptables se conservent 10 ans, les documents sociaux (bulletins, registres) 5 ans minimum.

Comment l'utiliser en 4 étapes

1 Téléchargez le modèle Remplissez le formulaire ci-dessus pour recevoir le document gratuitement.
2 Complétez vos informations Adaptez le contenu à votre entreprise, votre chantier et vos interlocuteurs.
3 Déployez-la sur un chantier pilote Appliquez la procédure sur un chantier en cours, ajustez, puis généralisez à toute l'entreprise.
4 Mettez-le à jour Actualisez le document quand votre situation ou la réglementation évolue.

Questions fréquentes

Combien de temps conserver mes documents ?

10 ans pour les pièces comptables et les documents de chantier (décennale), 5 ans pour les documents sociaux, 6 ans pour le fiscal. Le modèle récapitule les durées par famille de documents.

Papier ou numérique ?

Le numérique a la même valeur probante si la copie est fiable (copie fidèle et durable). Scanner systématiquement à la réception et classer selon l'arborescence : c'est le cœur de la procédure.

Par où commencer ?

Par les chantiers en cours : créez l'arborescence type, rangez les documents actifs, puis traitez l'archive au fil de l'eau. Inutile de tout reclasser d'un coup.

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