La gestion technique du bâtiment, un secteur prometteur pour Acorus-Verdone - Sud-Ouest

Rénovation énergétique, maintenance multi-technique, mise en conformité : le marché de la gestion technique du bâtiment explose dans le Sud-Ouest. Une aubaine pour les PME du BTP… à condition de ne pas se noyer dans la paperasse.

Entre les devis à sortir, les DPAE à envoyer, les factures à relancer et les habilitations à suivre, beaucoup de dirigeants passent plus de temps au bureau que sur leurs chantiers. Pourtant, des solutions existent pour structurer l’administratif sans recruter à temps plein.

Cet article détaille les leviers concrets pour organiser votre gestion administrative, sécuriser vos marges et rester conforme — tout en gardant du temps pour ce qui compte vraiment : vos chantiers.

1. Structurer l’organisation administrative de vos chantiers

En gestion technique du bâtiment, le risque principal n’est pas technique. C’est organisationnel : dossiers incomplets, retards de facturation, documents perdus, litiges clients qui traînent.

Le cycle de vie administratif d’un chantier

Un chantier bien géré suit un cycle clair. Voici les documents à sécuriser à chaque étape :

Sans procédures écrites, chaque conducteur de travaux fait à sa façon. Résultat : impossible de croître ou de gérer plusieurs sites en parallèle.

Les 3 règles d’or

1. Standardisez vos modèles : devis, PV de réception, comptes-rendus, fiches d’intervention
2. Clarifiez les rôles : qui prépare, qui valide, qui archive ?
3. Centralisez par chantier (pas par personne) : idéalement en dématérialisé

Le secrétariat : centre névralgique de l’entreprise

Un secrétariat efficace, c’est bien plus que répondre au téléphone :

• Filtrer et organiser les demandes (emails, appels, plateformes donneurs d’ordres)
• Vérifier la cohérence des devis avant envoi
• Préparer DPAE, attestations de vigilance, attestations d’assurance
• Relancer les clients et traquer les pièces manquantes

Pour une TPE/PME, un secrétariat externalisé peut être la solution :

• Couverture pendant les pics d’activité et les absences
• Compétences BTP sans embauche
• Coût maîtrisé et flexible

2. Optimiser le suivi de chantier : du terrain au bureau

En gestion technique, vous gérez souvent de nombreuses petites interventions plutôt qu’un seul gros chantier. Chaque intervention génère sa paperasse. Multipliez par 5 ou 10 interventions par jour, et le chaos s’installe vite.

Le problème classique

Les équipes terrain transmettent les infos en retard ou de façon incomplète. Conséquence : la facturation est bloquée, les coûts réels sont inconnus, la marge s’évapore.

Les documents à verrouiller

• Feuilles d’heures : par salarié, par chantier, par jour
• Fiches d’intervention : nature des travaux, durée, signature client
• Consommation matériel : quantités, références, chantier associé
• Photos avant/après : preuve de réalisation pour les donneurs d’ordres

La méthode qui fonctionne

1. Un format unique pour tous les chantiers (papier ou numérique)
2. Un rituel hebdomadaire : remontée des heures chaque vendredi
3. Un responsable désigné pour vérifier la complétude

Exemple concret

Une PME de 20 salariés en maintenance multi-technique (plomberie, CVC, électricité) réalisait 5 à 10 interventions par jour. Problème : facturation à 30 jours, marge non maîtrisée.

Actions mises en place :

• Fiche d’intervention unique tous corps d’état
• Signature client obligatoire avant de quitter le site
• Transmission quotidienne au secrétariat (photo/scan)
• Contrôle hebdomadaire des éléments facturables

Résultat : délai de facturation passé de 30 à 10 jours. Fin des interventions “oubliées”.

3. Comptabilité travaux : sécuriser la marge et la trésorerie

La comptabilité BTP n’a rien à voir avec la compta classique. Vous devez avoir une vision fine des coûts par chantier, pas juste un résultat global en fin d’année.

Ce qu’il faut suivre chantier par chantier

Même un simple tableau Excel, mis à jour chaque mois, permet de :

• Repérer les chantiers en dérive de marge
• Ajuster les méthodes sur les chantiers suivants
• Négocier des avenants argumentés avec les donneurs d’ordres

Facturation : la clé de la trésorerie

En gestion technique, les montants sont souvent faibles mais fréquents. Un processus de facturation fluide est vital.

Points de vigilance :

• Vérifier les modalités du contrat (mensuelle, à l’intervention, à l’avancement)
• Respecter les exigences documentaires des grands comptes
• Relancer dès le premier jour de retard

Bonnes pratiques :

• Facturer chaque semaine les interventions terminées
• Tenir un tableau de suivi : en attente / émises / payées / en retard
• Rapprocher comptabilité et suivi de chantier chaque mois

4. Gestion RH et conformité : le socle indispensable

La croissance en gestion technique s’accompagne d’exigences accrues en sécurité et traçabilité. La dimension RH ne s’improvise plus.

Les obligations à ne pas rater

Les sites sensibles exigent plus

Copropriétés, bureaux, établissements de santé, ERP… Ces clients demandent :

• Attestations d’assurance à jour
• Plans de prévention, PPSPS
• Preuves de formation (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur)

La solution : un dossier RH technique par salarié

Pour chaque collaborateur, centralisez :

• Copies des habilitations et CACES
• Dates d’échéance de renouvellement
• Types d’interventions autorisées (ex : “habilité B1V, peut intervenir en locaux occupés”)

Un secrétariat structuré — interne ou externalisé — peut assurer ce suivi et alerter avant les échéances.

5. Conformité réglementaire : déchets, traçabilité et documentation

La réglementation se durcit, notamment avec la REP Bâtiment (Responsabilité Élargie du Producteur).

REP Bâtiment : ce que ça change

Les entreprises de rénovation et maintenance doivent désormais :

• Tracer leurs déchets : bordereaux de dépôt, filières agréées
• Trier les matériaux : bois, métaux, plâtre, inertes…
• Utiliser les points de reprise des éco-organismes

Impact administratif :

• Formulaires de suivi à tenir
• Justificatifs à transmettre aux donneurs d’ordres
• Coûts de traitement à intégrer dans les devis

C’est contraignant, mais c’est aussi un critère de sélection pour les bailleurs sociaux, collectivités et grands comptes.

Documentation technique : votre meilleure protection

Ne négligez pas :

• DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) pour les chantiers importants
• Notices de maintenance, schémas, références des équipements
• Garanties fabricant et décennales

Exemple : un technicien CVC intervient sur une chaufferie rénovée 3 ans plus tôt. Sans plans ni historique, le dépannage prend des heures. Avec un DOE bien archivé, l’intervention est rapide, le client satisfait, et l’entreprise protégée.

Ce qu’il faut retenir

1. L’organisation administrative fait la différence entre une PME qui stagne et une qui croît
2. Le suivi de chantier doit être standardisé : mêmes supports, mêmes rituels, remontée régulière
3. La comptabilité par chantier permet de sécuriser la marge et d’agir avant les dérives
4. La gestion RH (DPAE, habilitations, temps de travail) conditionne l’accès aux sites
5. La conformité réglementaire (REP, DOE, garanties) renforce votre crédibilité

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Chez Kelly Assist, nous accompagnons les TPE/PME du bâtiment dans leur gestion administrative : suivi de chantier, facturation, relances clients, préparation des dossiers, gestion des habilitations…

Un secrétariat externalisé spécialisé BTP, c’est du temps libéré pour vos chantiers — sans embauche ni charge fixe.

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