Facturation électronique : aux côtés des experts-comptables dans une nouvelle ère numérique

La généralisation de la facturation électronique marque un tournant pour les entreprises du bâtiment. Elle impacte non seulement la comptabilité, mais aussi la gestion administrative, le suivi de chantier, la gestion RH et la relation avec l’expert-comptable. Pour un artisan ou une PME du secteur, l’enjeu est double : se mettre en conformité tout en gagnant en efficacité.
Cet article propose des conseils pratiques pour organiser la transition, optimiser les processus internes et sécuriser les échanges avec les partenaires (clients, fournisseurs, cabinet comptable).

1. Facturation électronique : ce qui change concrètement pour les entreprises du bâtiment

1.1. Un cadre réglementaire à intégrer dans le quotidien

La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les échanges entre entreprises. Elle impose :

• L’émission des factures dans un format structuré (et non plus seulement en simple PDF).
• L’utilisation de plateformes agréées ou du portail public de facturation.
• Le respect des données obligatoires (mentions légales, numéro SIREN, TVA, etc.).
• La traçabilité et la conservation sécurisée des factures.

Dans le bâtiment, cela se combine avec d’autres obligations :

• Suivi des déchets et REP bâtiment : traçabilité, justificatifs, pièces annexes à relier à la facture.
• Sous‑traitance : conformité des documents (attestations sociales et fiscales, assurances, contrats).
• Marchés publics : respect des délais de paiement et échanges via des plateformes spécifiques.

L’enjeu principal : transformer ces contraintes en processus organisés, plutôt que de les gérer au cas par cas.

1.2. Rôle central de l’expert-comptable

Avec la dématérialisation, l’expert-comptable devient un partenaire de flux plus qu’un simple producteur de bilans. Il peut :

• Aider à choisir les bons outils compatibles avec la facturation électronique et la comptabilité BTP.
• Paramétrer le plan comptable, les codes TVA et les imports automatiques.
• Définir des procédures avec le secrétariat (interne ou externalisé) pour limiter les erreurs.

Un dialogue régulier avec le cabinet comptable permet de sécuriser la conformité et d’éviter les corrections lourdes en fin d’exercice.

2. Organiser la gestion administrative autour de la facturation électronique

2.1. Clarifier qui fait quoi dans l’entreprise

La facturation électronique ne doit pas reposer uniquement sur « la personne qui sait utiliser l’ordinateur ».
Une répartition claire des rôles réduit les erreurs et les retards.

Recommandation : formaliser ces rôles dans une procédure écrite simple (1–2 pages) et la partager avec toutes les personnes concernées.

2.2. Standardiser les documents et les circuits de validation

Pour gagner du temps et éviter les allers‑retours :

• Utiliser des modèles de devis et de factures adaptés au bâtiment :
  • Distinction fournitures / main‑d’œuvre.
  • Référence aux assurances obligatoires.
  • Clauses spécifiques (retenue de garantie, pénalités de retard, etc.).
• Prévoir un circuit de validation :
  • Le chef de chantier valide les quantités et l’avancement.
  • Le dirigeant ou le responsable administratif valide les prix et conditions.
  • Le secrétariat émet la facture électronique.

La standardisation facilite également le travail du secrétariat externalisé, qui peut traiter les dossiers plus vite et avec moins d’erreurs.

3. Optimiser les processus : du chantier à la facture

3.1. Lien entre suivi de chantier et comptabilité BTP

Un bon suivi de chantier alimente directement la facturation. Quelques pratiques efficaces :

• Fiches d’avancement standardisées, remontées chaque semaine ou tous les 15 jours.
• Validation écrite des travaux supplémentaires (ordre de service, email, avenant signé).
• Suivi du temps passé (heures par chantier) pour alimenter les coûts et les factures.

Lorsque ces informations sont structurées, le secrétariat (interne ou externalisé) peut préparer les factures électroniques beaucoup plus vite et de façon plus fiable.

Exemple concret : PME de gros œuvre (15 salariés)
L’entreprise met en place :

• Une fiche d’avancement mensuelle par chantier, remplie par les chefs de chantier.
• La remontée systématique des ordres de service signés en fin de semaine.
• Une réunion mensuelle avec l’expert-comptable.

Résultat :

• Moins de litiges sur les situations de travaux.
• Moins de petits travaux supplémentaires « oubliés ».
• Des factures électroniques prêtes plus rapidement, donc une trésorerie améliorée.

3.2. Automatiser sans perdre la maîtrise

L’objectif n’est pas de se reposer entièrement sur le logiciel, mais d’automatiser ce qui est répétitif :

• Rapprochement automatique devis → facture → règlement.
• Relances automatiques pour factures en retard (avec validation humaine pour les gros clients).
• Import automatique des écritures en comptabilité.

Bonne pratique : maintenir des points de contrôle humains sur :

• Les montants importants.
• Les clients sensibles ou en difficulté financière.
• Les situations de travaux complexes ou contestées.

4. Sécuriser la conformité et les obligations connexes

4.1. Mentions obligatoires et pièces à joindre

Avec la facturation électronique, les erreurs sur les mentions obligatoires sont plus visibles :

• Coordonnées complètes de l’entreprise (SIRET, TVA intracommunautaire, RC Pro).
• Détail des prestations, taux et montants de TVA.
• Conditions de paiement, pénalités de retard, éventuel escompte.
• Informations spécifiques au bâtiment (assurance décennale, par exemple).

Certains chantiers imposent de joindre des documents :

• Attestations d’assurance.
• Dossiers techniques, DOE, PV de réception.
• Documents relatifs à la REP bâtiment (gestion des déchets et traçabilité).

Le secrétariat externalisé peut se voir confier :

• La vérification systématique des mentions obligatoires.
• Le classement et le rattachement des pièces au bon dossier chantier.
• La mise à jour des dates de validité des attestations.

4.2. Aspects RH et reporting à ne pas négliger

La numérisation des factures s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des déclarations :

• DPAE (déclaration préalable à l’embauche) pour chaque nouveau salarié.
• Suivi des visites médicales, habilitations, autorisations (CACES, etc.).
• Gestion des notes de frais et indemnités de déplacement.
• Déclarations sociales et DSN en lien avec le cabinet comptable ou de paie.

Une gestion RH structurée réduit le risque de redressements et d’arrêts de chantier (contrôle URSSAF, inspection du travail, client exigeant des attestations à jour).

5. Gagner du temps grâce à l’organisation et au secrétariat externalisé

5.1. Quand externaliser une partie du secrétariat ?

Pour un artisan ou une PME du bâtiment, l’externalisation peut être pertinente lorsque :

• Le dirigeant passe plusieurs heures par semaine sur l’administratif au lieu d’être sur les chantiers.
• Les factures sont souvent envoyées en retard ou de façon irrégulière.
• Le cabinet comptable consacre beaucoup de temps à corriger ou à réclamer des pièces.

Tâches souvent confiées à un secrétariat externalisé :

• Mise en forme et envoi des devis et factures électroniques.
• Classement numérique des documents par chantier.
• Relances clients et suivi des règlements.
• Préparation des pièces pour l’expert-comptable.

5.2. Exemple : électricien en croissance

Situation :
Un artisan électricien passe de 3 à 7 salariés. Les devis et factures sont toujours préparés en fin de soirée, souvent tard et parfois avec des oublis.

Actions menées :

• Externalisation de la saisie des devis et des factures.
• Mise en place d’un rendez‑vous téléphonique hebdomadaire entre l’artisan, le secrétariat externalisé et l’expert-comptable.
• Organisation d’un classement numérique par client et par chantier.

Résultats :

• Factures envoyées plus rapidement, donc meilleure trésorerie.
• Vision plus claire des chantiers rentables / non rentables.
• Moins de stress lié aux échéances administratives.

6. Limites et points de vigilance

6.1. Charge de mise en place et formation

La transition vers la facturation électronique demande :

• Du temps pour le paramétrage initial (plan comptable, taux de TVA, modèles de documents).
• De la formation pour les équipes administratives et les responsables de chantier.
• Une adaptation des habitudes (remontée systématique des informations de chantier).

Négliger cette phase de préparation conduit souvent à :

• Des doubles saisies inutiles.
• Des erreurs de montants ou de TVA.
• Des tensions entre équipes chantier, administratif et comptabilité.

6.2. Dépendance aux outils et risque de panne

La dématérialisation rend l’entreprise plus dépendante :

• Des connexions Internet.
• Des plateformes choisies.
• Du niveau de sauvegarde des données.

Bonnes pratiques :

• Prévoir des sauvegardes régulières des données essentielles.
• Documenter les processus pour pouvoir changer d’outil si nécessaire.
• Conserver un minimum de copies locales pour les dossiers sensibles.

7. Trois cas d’usage typiques dans le bâtiment

7.1. Petite entreprise de plomberie‑chauffage (2 à 4 salariés)

• Objectif : gagner du temps et éviter les factures oubliées.
• Actions :
  • Standardisation des devis et factures.
  • Envoi des factures au fil de l’eau via un outil compatible facture électronique.
  • Externalisation ponctuelle pour les relances d’impayés.
• Bénéfice : délais de paiement réduits, trésorerie plus régulière.

7.2. PME de second œuvre (10 à 20 salariés)

• Objectif : fiabiliser les situations mensuelles.
• Actions :
  • Mise en place de tableaux d’avancement par chantier.
  • Processus clair : chef de chantier → secrétariat → dirigeant → envoi de la facture.
  • Synchronisation avec l’expert-comptable pour suivre les marges par chantier.
• Bénéfice : meilleure maîtrise de la rentabilité, moins de litiges clients.

7.3. Entreprise de travaux publics

• Objectif : répondre aux exigences des donneurs d’ordre publics et privés.
• Actions :
  • Intégration des plateformes de facturation imposées par certains maîtres d’ouvrage.
  • Gestion rigoureuse des documents réglementaires (attestations, assurances, déchets).
  • Archivage numérique structuré par marché.
• Bénéfice : conformité renforcée, baisse du risque de blocage des paiements.

Points clés à retenir

1. La facturation électronique impacte toute la chaîne administrative des entreprises du bâtiment, et pas seulement la comptabilité.
2. Une répartition claire des rôles (équipes chantier, secrétariat, expert-comptable) réduit les erreurs et les retards.
3. Un suivi de chantier structuré est la base d’une facturation fiable et d’une trésorerie saine.
4. L’externalisation de certaines tâches administratives permet de gagner du temps et de sécuriser la conformité.
5. La réussite repose sur une préparation sérieuse : paramétrage, formation et procédures simples mais écrites.